Hospodársko-správne oddelenie a tajomník ÚVT

Tajomník vykonáva administratívne a organizačné úlohy, zaisťuje plynulý chod rôznych procesov a podporuje vedenie a zamestnancov v administratívnych a strategických činnostiach.
Tajomník slúži ako podpora pre vedenie ÚVT, zabezpečuje každodenné administratívne potreby, má na starosti organizáciu stretnutí, konferencií, školení a iných podujatí, koordinuje stretnutia a komunikáciu medzi rôznymi oddeleniami alebo externými partnermi.
Zabezpečuje plynulý chod administratívnych a prevádzkových procesov, ako sú nákupy, správa majetku, finančné operácie a iné prevádzkové úlohy (napr. vybavovanie faktúr, kontrola výdavkov, správa telefonických a IT služieb).
Podpora projektov, napríklad projekty financované z fondov EÚ, koordináciu administratívy spojenú s výskumnými alebo inými odbornými aktivitami.

Hospodársko-správne oddelenie je samostatným organizačným útvarom, ktorý zabezpečuje realizáciu viacerých kľúčových úloh v oblasti administratívnej agendy, ekonomicko-finančnej správy a prevádzkovo-technických činností, ktoré sú nevyhnutné pre každodennú prevádzku ústavu. Oddelenie úzko spolupracuje s ostatnými organizačnými jednotkami, aby zaistilo efektívnosť a plynulý chod všetkých interných procesov. Medzi hlavné činnosti a zodpovednosti oddelenia patria:

1. Nákup a obstarávanie majetku a materiálu
   Oddelenie zabezpečuje nákup hmotného a nehmotného majetku, vrátane kancelárskych zariadení, technických prostriedkov a ďalších potrebných materiálov, ktoré sú nevyhnutné na každodennú prevádzku ústavu. To zahŕňa aj obstarávanie skladových zásob, materiálu a ďalších potrebných produktov, ktoré sú k dispozícii pre zamestnancov a odborníkov v rámci rôznych projektov a aktivít ústavu.
2. Evidencia majetku a jeho správa
   Tajomník a hospodársko-správne oddelenie zabezpečujú dôkladnú evidenciu všetkého majetku ústavu, čo zahŕňa technickú, operatívnu evidenciu a neustále sledovanie stavu majetku. Oddelenie sa stará o pravidelnú inventarizáciu majetku, zabezpečenie jeho ochrany pred poškodením alebo krádežou a riadi proces jeho vyradenia. Spolupracuje tiež pri likvidácii vyradeného majetku, čím sa zaručuje, že majetok bude riadne spravovaný podľa platných právnych predpisov a interných pravidiel.
3. Fakturácia a účtovná agenda
   Oddelenie zabezpečuje vykonávanie fakturácie za všetky poskytované služby a tovar, čím zabezpečuje správne a včasné vykonanie všetkých platobných povinností. Tento proces zahŕňa aj sledovanie faktúr a komunikáciu s externými dodávateľmi a partnermi, čím sa zaručuje plynulý finančný tok a splnenie všetkých záväzkov.
4. Správa registratúry a archivácia dokumentov
   Oddelenie sa stará o správu registratúry, čo zahŕňa archiváciu všetkých dôležitých písomností, dokumentov a záznamov súvisiacich s činnosťami ústavu. Okrem toho zabezpečuje riadne vyraďovanie a skartáciu písomností, ktoré už nie sú potrebné, čím sa zabezpečuje ochrana citlivých údajov a dodržiavanie právnych predpisov týkajúcich sa správy dokumentácie.
5. Riadenie zmluvných vzťahov
   Oddelenie má na starosti aj správu a monitorovanie zmluvných vzťahov ústavu, vrátane prípravy, uzatvárania a archivácie zmlúv s externými dodávateľmi, partnermi a inými organizáciami. To zahŕňa aj kontrolu plnenia podmienok zmlúv, ako aj zabezpečenie riadneho uzatvorenia zmlúv v súlade s platnými zákonmi a internými pravidlami.
6. Spracovanie rozpočtu a sledovanie finančných tokov
   Tajomník a hospodársko-správne oddelenie sú zodpovedné za prípravu a spracovanie návrhu rozpočtu ústavu na bežné a kapitálové výdavky a príjmy. Oddelenie pravidelne sleduje a vyhodnocuje čerpanie rozpočtu, čím sa zabezpečuje efektívne využívanie dostupných finančných prostriedkov a včasné odhalenie akýchkoľvek odchýlok v hospodárení.
7. Základná finančná kontrola
   V rámci svojej pôsobnosti vykonáva oddelenie základnú finančnú kontrolu, čím zabezpečuje, že všetky výdavky a príjmy sú v súlade s platnými predpismi a vnútornými smernicami ústavu. Tento proces je kľúčový pre transparentnosť a zodpovedné hospodárenie s verejnými financiami.
8. Telefónne služby HVPS
   Oddelenie poskytuje aj správu telefónnych služieb v rámci ústavu, čo zahŕňa správu a kontrolu telefonických zariadení a nákladov spojených s ich používaním, ako aj zabezpečenie dostupnosti týchto služieb pre všetkých zamestnancov a pracovníkov.
9. Agenda uzla SANET
   Oddelenie sa podieľa na správe a prevádzke agendy uzla SANET, čo zahŕňa technickú a administratívnu podporu v rámci telekomunikačnej infraštruktúry a zabezpečenie jej plynulého fungovania.
10. Podpora projektov zo štrukturálnych fondov EÚ
    Ďalšou dôležitou úlohou je správa a podpora projektov financovaných zo štrukturálnych fondov Európskej únie. Oddelenie sa podieľa na administratívnej a logistickej podpore týchto projektov, čo zahŕňa aj prípravu dokumentácie, komunikáciu s grantovými agentúrami a monitorovanie čerpania finančných prostriedkov.

Okrem vyššie uvedených činností zabezpečuje oddelenie prenájom priestorov určených na školenia, workshopy a ďalšie vzdelávacie aktivity. Tieto priestory sú vybavené modernou IKT technikou, ktorá spĺňa požiadavky na efektívne vzdelávanie a odborné školenia. Oddelenie tiež vykonáva rôzne ďalšie prevádzkové činnosti, ktoré sú potrebné na zabezpečenie plynulého chodu ústavu a podporu jeho širokej činnosti.